Hilfe-Center Terminplanung

Wie ist die Terminplanung durch Emilie einzusetzen?

Sie haben die Möglichkeit, Emilie in Ihrem Namen Termine vergeben zu lassen. Diese Terminplanung erfolgt standardisiert gemäß Ihren persönlichen Vorgaben. Damit die Termine entsprechend Ihren Wünschen vergeben werden können, müssen Sie in Ihrem Benutzerkonto die entsprechenden Einstellungen vornehmen.

Alle Vorgaben zur Terminplanung sind auf Mitarbeiterebene in Ihrem Benutzerkonto für jeden Mitarbeiter individuell einzurichten.

Ein- und Ausschalten der Terminplanung

Woher weiß Emilie, dass in Ihrem Namen Termine vergeben werden sollen? Wenn Sie in Ihrem Benutzerkonto auf Mitarbeiterebene die Terminplanung einschalten, ist Emilie während eines in Ihrem Namen angenommenen Telefonates automatisch darüber informiert, dass Termine vereinbart werden sollen.

Schalten Sie die Terminplanung aus, hat Emilie während eines Telefonates keinen Zugriff auf Ihre Terminplanung.

Wocheneinstellungen

Sie finden in Ihrem Benutzerkonto im Bereich Mitarbeiter die Rubrik „Termine“. Wenn Sie dem entsprechenden Link in der Zeile jedes einzelnen Mitarbeiters folgen, gelangen Sie zu den Einstellmöglichkeiten Ihrer Terminplanung.

Für eine allgemeine Einstellung der Zeitfenster, innerhalb derer Termine vergeben werden dürfen, wählen Sie zunächst die Wocheneinstellungen. Hier können Sie die Zeiten, in denen keine Termine liegen sollen (zum Beispiel nachts oder am Wochenende) sperren. Emilie hat dann keine Möglichkeit, für diese Zeiten Termine einzutragen.

Natürlich können Sie die Einstellungen auf Wochenebene jederzeit anpassen, gesperrte Zeitfenster freigeben und neue Zeiten sperren.

Zeitfenster, die in den Wocheneinstellungen gesperrt sind, können auf Tagesebene nicht einzeln freigegeben werden. Wählen Sie also die Wocheneinstellungen allgemeingültig für Ihre prinzipiellen Zeiten der Terminplanung und ergänzen Sie sie individuell durch die Einstellungen auf Tagesbasis.

Einstellungen auf Tagesbasis

Bezogen auf jeden einzelnen Kalendertag können Sie in den Tageseinstellungen, ergänzend zu den Wocheneinstellungen, Zeitfenster sperren, zu denen keine Termine vergeben werden sollen. Hier können Sie auch selbst Termine eintragen oder Termine löschen.

Auflistung aller Termine

Zum schnellen Überblick finden Sie im Bereich „Alle“ eine aktuelle, chronologische Liste aller eingetragenen (auch der abgesagten, das heißt gestrichenen) Termine. Hier sehen Sie, welche Termineintragungen Sie bereits gelesen haben und welche noch nicht. Und Sie können an dieser Stelle auch Termineintragungen löschen.

Kann Emilie Termine löschen?

Nein. Emilie kann im Verlauf eines Telefonates die Absage eines vereinbarten Termins entgegennehmen und diesen streichen. Die ursprüngliche Information über diesen Termin bleibt Ihnen dabei erhalten, sie wird lediglich durchgestrichen, bleibt aber lesbar.

Termine löschen können nur Sie als Kunde selbst. Das Löschen eines Termins ist endgültig, die betroffenen Daten können nach dem Löschen nicht mehr rekonstruiert werden.

Was ist das Terminraster?

Beim Hinzufügen eines neuen Mitarbeiters haben Sie einmalig die Möglichkeit, das individuelle Terminraster festzulegen. Sie haben die Wahl zwischen einer Standard-Termindauer von 10, 15, 20, 30, 60 oder 90 Minuten, wahlweise auch 2, 3 oder 4 Stunden.

Denken Sie daran, auch ein kleines Zeitpolster für die Zeit zwischen zwei Terminen zu berücksichtigen. Wenn Sie also regulär Termine vergeben, die 20 Minuten benötigen und Sie danach noch ein paar Minuten brauchen, um den nächsten Termin vorzubereiten, wählen Sie am besten ein 30-minütiges Terminraster.

Für den ersten Mitarbeiter, der im Rahmen der Anmeldung eines neuen Kunden bei Emilie angelegt wird, wird automatisch ein 60-Minuten-Raster vorgegeben.

Ist das Terminraster für einen Mitarbeiter ausgewählt, kann es nicht mehr geändert werden. Planen Sie daher die Auswahl Ihres Terminrasters sorgfältig und nehmen Sie sich die Zeit, kurz die Standardisierung Ihrer Terminplanung zu durchdenken.

Sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt doch einmal ein anderes als das ausgewählte Terminraster benötigen, gibt es die Möglichkeit, einen neuen, gleichnamigen Mitarbeiter mit neuem Terminraster hinzuzufügen (das kann je nach gewähltem Tarif kostenpflichtig sein!) und den vorhandenen Mitarbeiter gleichen Namens dafür zu löschen. Aber Vorsicht: Ihre bestehenden Eintragungen (Termine, Nachrichten, VIP's, Postfachinhalte etc.) werden mit dem Mitarbeiter ebenfalls unwiederbringlich gelöscht.

Termin neu vergeben oder Termin abgesagt – wie erfährt man das?

Für jede Änderung Ihrer Termine, also sowohl bei einem neu vergebenen Termin als auch bei der Absage eines Termins durch einen Anrufer, erhalten Sie automatisch einen Eintrag in Ihr Benutzerkonto.

Zusätzlich können Sie sich, wie auch bei allen anderen durch Emilie angenommenen Telefonaten, per eMail und/oder SMS benachrichtigen lassen. Wichtig ist hierbei: für jede einzelne Bewegung innerhalb Ihres Terminrahmens erfolgt eine separate Benachrichtigung (eMail und/oder SMS)!

Ein Beispiel: Wenn ein Anrufer während eines Telefonates drei Termine für drei unterschiedliche Tage vereinbart, erhalten Sie, falls Sie die Option „Benachrichtigung per eMail“ in Ihrem Benutzerkonto gewählt haben, auch drei eMails – eine für jeden Termin. Ein Telefonat zur Terminplanung kann also mehrere Benachrichtigungen auslösen.

Bitte beachten Sie dies, falls Sie sich für eine Benachrichtigung per SMS entscheiden. Für mehrere Termine oder auch Terminabsagen, die in einem einzigen Telefonat von Emilie erfasst werden, erhalten Sie entsprechend auch mehrere, je nach Tarif kostenpflichtige, SMS. Es lohnt sich daher gegebenenfalls, auf eine Benachrichtigung per SMS zugunsten der Benachrichtigung per eMail zu verzichten.

Was passiert, wenn Anrufer Termine absagen, die gar nicht im Terminplan stehen?

Emilie erstellt in diesem Fall zu dem Telefonat eine reguläre Gesprächsnotiz, die Sie wie gewohnt in Ihrem Benutzerkonto finden und über die Sie, je nach Ihren gewählten Einstellungen, auch per eMail und/oder SMS benachrichtigt werden. Es erfolgt in diesem Fall kein Eintrag in der Terminplanung.

Anweisungen für die Terminplanung hinterlegen

Im Rahmen der Terminplanung erfasst Emilie standardmäßig den Namen desjenigen, der den Termin erhält, die Telefonnummer für Rückfragen und den Betreff/Anlass. Das geht natürlich nur, wenn der Anrufer auch bereit ist, diese Daten (z.B. Telefonnummer) zu nennen. Emilie bemüht sich jedoch, dies zu erfragen, eine Garantie für die Vollständigkeit der Informationen gibt es allerdings nicht.

Falls Sie spezielle Anweisungen an Emilie für die Terminplanung hinterlegen möchten, können Sie dies zusätzlich in einer kurzen, standardisierten Form in Ihrem Benutzerkonto auf Mitarbeiterebene über die Funktion „Nachrichten hinzufügen“ tun.

Wählen Sie als Adressat der Nachricht „Emilie“ und geben in der Nachricht kurz und präzise Ihre Vorgabe an. Zum Beispiel: „Bei Termin auch eMail-Adresse des Anrufers erfragen.“ oder „Bei Terminplanung darauf hinweisen, dass Sportbekleidung mitzubringen ist.“

Hinweis: Aus Gründen der sprachlichen Vereinfachung sind alle Begriffe die sich auf natürliche Personen beziehen oder diese beschreiben, in jeder Deklination stets als geschlechtsneutral zu verstehen.