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Anruferbegrüßung

Sie haben die Möglichkeit, Emilie den Begrüßungstext, mit dem sie sich in Ihrem Namen am Telefon meldet, vorzugeben. Loggen Sie sich dazu in Ihr Benutzerkonto ein. Auf der Übersichts-Seite finden Sie die Grußformel, die Sie an dieser Stelle jederzeit ändern können. Wählen Sie eine Begrüßung, die Ihnen für Ihr Unternehmen angemessen erscheint. Sie haben die Wahl, ob sich die Emilie-Mitarbeiter am Telefon mit Ihrem eigenen Namen melden, zum Beispiel:

„Firma Muster GmbH, guten Tag! Mein Name ist {NAME}. Was kann ich für Sie tun?“

An Stelle des Platzhalters {NAME} meldet sich in diesem Fall der jeweilige Mitarbeiter mit eigenem Namen. Oder Sie wählen einen neutralen Meldetext ohne Namensnennung, z.B. "Hier ist die Firma Muster GmbH, einen schönen guten Tag!"

Zusatzinformationen

Sie können in Ihrem Benutzerkonto Zusatzinformationen zu Ihrem Unternehmen hinterlegen, beispielsweise Informationen über Ihre Geschäftstätigkeit, Ihre Homepage, Ihre Öffnungszeiten usw. Diese Informationen stehen Emilie bei der Anrufannahme zur Verfügung. Je aussagekräftiger Sie diese Informationen gestalten, desto genauer kann Emilie sich auf Ihre Anrufer einstellen und nach Wunsch Auskünfte erteilen.

Mitarbeiter ändern/hinzufügen

In der Rubrik „Mitarbeiter“ legen Sie die persönlichen Einstellungen für jeden Mitarbeiter fest. Hier hinterlegen Sie die Daten des Mitarbeiters (Name, individuelle Rufnummer, an die Gespräche gegebenenfalls weitergeleitet werden usw.), sowie die Auskunft, die seinen Anrufern als Grund genannt wird, warum er gerade nicht zu sprechen ist (z.B. „im Meeting“). Selbstverständlich können Sie diese Einstellungen jederzeit ändern.

Was bedeutet Standard-Mitarbeiter?

Falls Sie Ihr Telefon-Sekretariat für mehrere Mitarbeiter eingerichtet haben, können Sie selbst definieren, wer die Gesprächsnotizen für Telefonate, bei denen kein bestimmter Mitarbeiter namentlich als Gesprächspartner verlangt wurde, erhält. Der Standard-Mitarbeiter kann durch Markierung innerhalb des Benutzerkontos jederzeit geändert werden.

Wie erhalten Sie Ihre Gesprächsnotizen?

Nach jedem Telefonat, das Emilie in Ihrem Namen entgegennimmt, erhalten Sie eine aussagekräftige Gesprächsnotiz in Ihr Postfach im Benutzerkonto. Sie können sich ergänzend dazu die Benachrichtigung auch per eMail oder SMS zusenden lassen. In diesem Fall klicken Sie einfach die jeweilige Option (oder beide) in der Rubrik „Benachrichtigung versenden?“ an und ergänzen Ihre eMail-Adresse bzw. Mobilfunknummer, an die die Nachricht gesendet werden soll. In jedem Fall, das heißt auch ohne gewählte eMail- oder SMS-Benachrichtigung, wird die Gesprächsnotiz jedoch in Ihr Postfach eingestellt und kann dort von Ihnen abgerufen werden.

Nachrichten für Anrufer hinterlegen

Sie haben die Möglichkeit, Ihren Anrufern Nachrichten ausrichten zu lassen. Auf Mitarbeiter-Ebene Ihres Benutzerkontos können Sie unter „Nachrichten hinzufügen“ definieren, für wen Sie eine bestimmte Nachricht hinterlegen möchten, beispielsweise für eine bestimmte Person („Frau Meyer, Firma Dingsbums“), für eine Gruppe von Personen („Anrufer der Agentur Werbung AG“) oder für alle Anrufer, und wie die jeweilige Nachricht lautet (zum Beispiel „Das Treffen der Arbeitsgruppe Zukunft verschiebt sich auf den 3. März, 10 Uhr“). Emilie richtet die entsprechende Nachricht dann bei Bedarf dem jeweiligen Anrufer aus.

Mit Hilfe dieser Funktion lassen sich auch Anweisungen an Emilie hinterlegen. Soll Emilie beispielsweise von Ihren Anrufern immer eine Rechnungsnummer, auf die sich der Anruf bezieht, erfragen, so hinterlagen Sie: An → Frage zu Rechnungen, Text → Bitte von Anrufern Rechnungsnummer erfragen. Emilie fragt dann im Telefonat die gewünschte Information ab.

Tipps zur Anruf-Weitervermittlung

Die Option „Weitervermittlung“ richten Sie im Benutzerkonto auf Mitarbeiter-Ebene ein. Sie haben die Wahl, sich Anrufer immer weitvermitteln zu lassen, nur ausgewählte Anrufer vermittelt zu bekommen (sogenannte VIPs) oder die Weitervermittlung zeitabhängig zu steuern. Wählen Sie keine dieser Optionen, erfasst Emilie zu jedem Telefonat automatisch eine Gesprächsnotiz, die sie in Ihr Postfach einstellt und auf Wunsch auch als eMail oder SMS an Sie versendet.

Vermeiden Sie unbedingt eine sogenannte Schleifenbildung, wenn Sie sich Anrufe weitervermitteln lassen möchten! Das heißt, dass die Rufnummer, an die die Gespräche weitervermittelt werden, eine andere sein muss, als diejenige, die Sie zu Emilie umleiten.

Weitervermitteln sinnvoll einsetzen

Die Möglichkeit, Gespräche weitervermittelt zu bekommen, sollte dem individuellen Bedarf entsprechend eingesetzt werden. Standardmäßig ist in Ihrem Sekretariat keine Weitervermittlung eingestellt, dass heißt Emilie erfasst zu jedem Telefonat eine Gesprächsnotiz, die Sie in Ihr Postfach im Benutzerkonto und gegebenenfalls auch per eMail oder SMS erhalten. Diese Einstellung ohne Weitervermittlung ist sinnvoll, wenn Sie Emilie einsetzen, weil Sie gerade nicht selbst telefonieren können, aber trotzdem auf dem Laufenden über Ihre eingehenden Gespräche bleiben möchten. Bei Bedarf können Sie dann den jeweiligen Anrufer, von dem Sie über die Gesprächsnotiz erfahren haben, selbst zurückrufen.

Erwarten Sie hingegen wichtige Gespräche bestimmter Anrufer, möchten aber ansonsten ungestört arbeiten, sollten Sie die Möglichkeit nutzen, VIPs einzurichten und nur diese vermitteln zu lassen. Wenn Sie Emilie als Ihr "virtuelles Vorzimmer" nutzen möchten, wählen Sie die ständige Weitervermittlung. In diesem Fall nimmt Emilie die Anrufe für Sie zunächst entgegen, kündigt Ihnen den Anrufer an und stellt das Gespräch dann zu Ihnen durch.

Wofür werden VIPs angelegt?

Sie können sich auf Wunsch bestimmte Anrufer an Ihre persönliche Rufnummer vermitteln lassen. Emilie stellt dann nur diese Anrufer zu Ihnen durch, während zu allen anderen Telefonaten Gesprächsnotizen erfasst werden. Damit bleiben Sie für Ihre wichtigsten Geschäftskollegen oder auch den Partner persönlich erreichbar, werden aber bei Ihrer Tätigkeit nicht von dem regulären Telefonaufkommen abgelenkt. Die VIPs lassen sich im Benutzerkonto auf Mitarbeiter-Ebene einfach einrichten.

Sinnvoll ist es, lediglich eine begrenzte Anzahl von VIPs anzulegen (Tipp: maximal 6-8). Emilie überprüft während eines in Ihrem Namen angenommenen Telefonates, ob der Anrufer zu Ihren VIPs gehört und Sie hinterlegt haben, dass er weitervermittelt werden soll. Eine sehr große Anzahl an VIPs an dieser Stelle macht den Vorgang schnell unübersichtlich.

Hinweis: Aus Gründen der sprachlichen Vereinfachung sind alle Begriffe die sich auf natürliche Personen beziehen oder diese beschreiben, in jeder Deklination stets als geschlechtsneutral zu verstehen.